O que é uma não conformidade?

Toda a empresa de sucesso deve lidar, eventualmente, com uma Não Conformidade para que possa agilizar as etapas da produção, dinamizar os processos internos da empresa e possibilitar a entrega de produtos e serviços, conforme estipulados pelas normas da empresa.

Mas mesmo com a Não Conformidade sendo um componente tão vital para a manutenção e expansão dos negócios, os debates que tentam ilustrar a totalidade de seu escopo de aplicações ainda falham em capturar corretamente sua definição, seus efeitos e possíveis soluções.

Pensando nisso, a Qualyvist preparou este texto para que possamos traçar as origens das não conformidades, seus efeitos para as empresas e como podem ser solucionadas a longo prazo.

Boa leitura!

Conformidade e não conformidade: o que são?

Uma conformidade (ou compliance, no inglês) nada mais é do que o processo de adesão e cumprimento de normas pré-estabelecidas por um determinado grupo ou instituição, seja essa determinação realizada internamente ou por terceiros. 

Mais especificamente, trata-se do pleno cumprimento de leis, normas, padrões e práticas éticas e de transparência por parte das empresas e seus funcionários.

Assim, as conformidades englobam tanto as legislações que regulam as práticas de atuação do ramo da empresa quanto os procedimentos internos dela. Ou seja, ditam o que deve ser cumprido pela lei e o que deve ser cumprido pelas regras internas da empresa.

Já a Não Conformidade é, naturalmente, o não atendimento de um ou mais requisitos pré-estabelecidos, como consta sucintamente no ISO 9000/2015. A não conformidade pode deixar de atender tanto pré-requisitos externos (normas ISO, por exemplo) quanto internos (oriundos aos procedimentos da empresa).

E vale lembrar que uma Não Conformidade não deve ser confundida com um defeito de fábrica. Por exemplo, se um controle de videogame preto é produzido com uma cor verde, mas ainda assim está em pleno funcionamento, isto é uma Não Conformidade.

Já se o controle sai de fábrica com a cor correta, mas um dos botões está emperrado e não funciona como deveria, isto caracteriza um defeito.

Identificando as não conformidades

É muito comum que muitas empresas sigam normas estipuladas pelo ISO sem adaptá-las para seu modelo de produção, o que pode acarretar em gastos excessivos, tanto de tempo de produção quanto prejuízos financeiros para a empresa.

E isso é verdade também para normas internas da própria empresa, muitas vezes ancoradas pelas políticas de controle de qualidade que por vezes estipulam práticas de testagem que são insustentáveis pela infraestrutura da empresa.

Em casos como estes, é de suma importância que a necessidade dos processos que prejudicam as dinâmicas de produção da empresa sejam reavaliados e subsequentemente reelaborados ou descartados, tudo de forma a dinamizar os procedimentos operacionais.

Mas resta a questão: como identificar e solucionar as não conformidades?

Bem, apesar da responsabilidade de identificação de não conformidades recaia sobre o setor de Controle de Qualidade, esta tarefa deve ser adotada como parte da cultura de trabalho da empresa, para que todos os membros possam auxiliar na identificação de possíveis não conformidades.

Outra tática que deve ser considerada é a de adotar um software de gestão de processos internos da empresa, como o Qualyvist, capaz de apresentar relatórios padronizados e plenamente compreensíveis que ampliam o aproveitamento de recursos e tempo, sendo ideal para identificar e solucionar problemas de não conformidade.

Solucionando as não conformidades

Depois de identificar as não conformidades, falta ainda solucioná-las. Para tanto, é comum que as empresas elaborem planos estratégicos e de metas para lidarem com as eventuais não conformidades, que estabelecem estratégias de correção a longo prazo, a partir dos seguintes passos:

Contenção

  1. Identificação e correção da não conformidade;
  2. Comunicação ao público;
  3. Recall dos produtos afetados.

Solução

  1. Traçar a raiz da não conformidade;
  2. Entender o que possibilitou sua ocorrência;
  3. Descrever o problema como um todo;
  4. Entender seus efeitos nos produtos e serviços da empresa;
  5. Elaborar estratégias de correção a longo prazo.

Ficou claro a importância de identificar e corrigir as não conformidades dentro dos procedimentos da sua empresa? Bem, caso esteja lidando com problemas que caiam na categoria de não conformidade, o Qualyvist é perfeito para a organização necessária para dinamizar os processos da sua empresa! Para conhecer todas as funcionalidades do software, basta acessar o nosso site.

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