Reduzindo o tempo gasto com relatórios: saiba como!

Todos os bons gestores de empresas conhecem muito bem a necessidade de produção constante de relatórios de inspeção para o pleno funcionamento dos setores da companhia, em especial se essa empresa depende de frequentes vistorias de campo e avaliações organizacionais precisas — e conhecem melhor ainda o tempo gasto com relatórios processuais.

E isto não é exatamente uma surpresa, já que qualquer profissional que tenha entrado em contato com esse tipo de documento sabe muito bem da quantidade de dados que são levantados, do esforço hercúleo feito pelas equipes de campo para coletá-los e da exorbitância de retrabalhos exigidos para que cada relatório apresente os dados da forma mais precisa possível.

Mas a pergunta que poucas equipes fazem é se o tempo gasto com relatórios é, de fato, uma garantia de qualidade e precisão de dados. 

E foi pensando nessa pergunta que nós da Qualyvist elaboramos o artigo de hoje, nos debruçando sobre as principais práticas e posturas adotada pelas empresas ao produzirem relatórios, ao mesmo passo que demonstramos que é possível sim reduzir o tempo gasto com relatórios processuais.

Se interessou pelo tema? Então acompanhe conosco!

Boa leitura!

Como é o processo de elaboração de relatórios?

Existem diversos tipos de relatórios que são produzidos por empresas dos mais diversos setores, cada um deles com diferentes propósitos, objetos de estudo e finalidades práticas para as equipes.

Mas no geral, os relatórios de inspeção contemplam uma linha metodológica comum, a qual envolve a identificação de possíveis não-conformidades em alguma etapa ou setor de produção da empresa, as quais devem ser subsequentemente investigadas por uma equipe qualificada, que por sua vez irá constatar a situação conjuntural de procedimentos desempenhados pela empresa — sejam eles realizados interna ou externamente.

E dentro dessas etapas existem inúmeras brechas para erros de comunicação, registros equivocados, fotografias mal arquivadas, e por aí vai. 

Sabemos que todos esses aspectos ocorrem em decorrência da quantidade esmagadora de variáveis que cometem as equipes de análise, mas o fato é que essas variáveis contribuem para um maior tempo gasto com relatórios e, por consequência, menor produtividade da equipe como um todo na hora de analisar os dados e elaborar soluções.

Tempo gasto com relatórios: uma análise crítica

Existe um pressuposto no mercado em geral de que se um concorrente faz, é porque está certo. E essa visão não poderia estar mais equivocada. 

Existem inúmeras práticas arcaicas que ainda são praticadas até hoje, principalmente por equipes gestoras que insistem em utilizar metodologias de gestão extremamente datadas, ao invés de optarem por um remanejamento interno de processos e adotar métodos de gestão como o Kanban e a Meta SMART, por exemplo.

Por extensão, há uma resistência expressiva de muitos gestores em adotar novas tecnologias que facilitem a produção de inspeções e relatórios de campo. E isso é algo que nós da Qualyvist sempre reiteramos para nossos clientes e para nosso público leitor: a tecnologia é a grande aliada de toda e qualquer empresa.

Nesse sentido, a melhor forma das empresas reduzirem o tempo gasto com relatórios é investir em um processo de transformação digital, que por sua vez contemple o uso de softwares de gestão para auxiliar as equipes na organização dos dados coletados em campo.

E o Qualyvist está entre as melhores soluções do mercado quando o assunto é a dinamização do tempo gasto com relatórios de inspeção. Ele permite a criação e gerenciamento de relatórios fotográficos, concedendo acesso às informações em tempo real e possibilitando a tomada de decisões assertivas — possibilidades que acabam economizando o tempo de retrabalho na elaboração e edição de relatórios.

Gostou das estratégias para economizar o tempo gasto com a elaboração de relatórios? Então não deixe de visitar o site da Qualyvist e entrar em contato com a nossa equipe para conhecer melhor todas as possibilidades que o nosso software oferece! Esperamos por você!