Você está por dentro da diferença entre auditoria e inspeção? Apesar de parecer trivial, alguns ainda confundem os termos. Entenda!
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Todos os gestores de carreira acabam se acostumando, mais cedo ou mais tarde, com diversos nomes de processos oriundos ao seu meio de trabalho, o que acaba gerando uma confusão de terminologias ao longo dos anos. Conformidades, auditoria e inspeção sendo apenas alguns deles.
Dentro de algumas empresas, é comum observarmos um certo exagero ou uma má compreensão do que está envolvido em cada um desses processos, em especial na diferença entre auditoria e inspeção — o que é algo natural, já que esses procedimentos são realizados com uma frequência considerável no meio empresarial e corporativo, confundindo até mesmo gerentes veteranos.
E como não custa lembrar, nós da Qualyvist elaboramos o presente texto, no qual exploramos as nuances que levam as empresas a direcionarem recursos consideráveis para a realização de auditorias quando uma simples inspeção já seria suficiente para a elaboração de um relatório.
Boa leitura!
Para encontrarmos uma distinção significativa entre ambos os termos, vale a pena começarmos com uma breve análise etimológica.
Por “inspeção”, temos um processo analítico minucioso que examina um dado objeto ou processo em si próprio, inspecionando seu funcionamento individualmente e como se encaixa nos processos maiores da empresa.
Ou seja, a realização de uma inspeção trata-se de um desenvolvimento analítico pontual e objetivo do cumprimento adequado de funções específicas de um determinado processo, como a operação de um maquinário em uma fábrica, identificação de possíveis erros na linha de produção, potenciais riscos à saúde dos trabalhadores, etc.
Já por “auditoria”, entendemos como uma análise holística e totalizante, que busca constatar a conformidade, legalidade e eficiência dos processos desenvolvidos por empresas (sejam elas de pequeno, médio ou grande porte), a fim de compará-las ao planejamento da própria empresa e as normas legais estipuladas pelo Estado, e por fim constatar se há ou não irregularidades dentro das atividades corporativas.
Assim, podemos estabelecer uma distinção hierárquica e de etapas entre auditoria e inspeção, com essa última sendo uma verificação específica de uma unidade ou um conjunto de maquinários, equipamentos, estruturas e até mesmo da equipe local.
Em contrapartida, a auditoria tem um caráter mais jurídico, investigativo e totalizante, olhando não só para as estruturas da empresa em si, mas utilizando de artifícios como entrevistas, análises de documentos e relatórios de inspeção a fim de constatar se houve uma realização correta de procedimentos, com base nas amostras coletadas em um recorte temporal específico.
Agora que estabelecemos bem a diferença entre esses processos, podemos nos aprofundar nos tipos de auditoria e inspeção e como cada um deles é realizado.
Um dos tipos mais comuns de inspeção, a aprovação de produtos é basicamente realizada em duas etapas: a primeira, realizada em fábrica para garantir que o produto fabricado segue todas as conformidades estipuladas no plano de produção; e a segunda, realizada no comércio a fim de verificar a procedência dos produtos entregues, garantindo que os produtos defeituosos não cheguem às mãos dos consumidores.
Similar ao tipo de inspeção anterior, a aprovação de insumos segue a mesma linha de controle de qualidade, porém voltada especificamente para produtos consumíveis, como bebidas, alimentos, rações, produtos agrários, entre outros.
Essa modalidade é vital para garantir a saúde pública e sanitária dos meios urbanos, evitando o risco de contaminação dos produtos por materiais que não deveriam ser encontrados em sua composição, os quais, caso não sejam identificados, podem resultar em efeitos catastróficos para o público consumidor e para a própria empresa, na forma de processos judiciais.
Nessa modalidade, a inspeção ganha um característica preditiva, isto é, buscando identificar se existem fatores de risco que podem acarretar em acidentes e não conformidades ao longo do tempo, garantindo a padronização de processos, engajamento dos trabalhadores e uma qualidade geral do ambiente de trabalho e dos produtos produzidos.
E um dos principais desafios enfrentados pelas equipes de inspeção é a integração das informações e dados coletados, resultando em processos avaliativos longos e menos coordenados.
Mas com o uso de um software de gestão de processos, como o Qualyvist, há uma transparência, agilidade e economia muito maior na realização de processos de auditoria e inspeção.
Existem literatura que distinguem a inspeção técnica entre obrigatória (com realização feita em intervalos especificados por lei) e voluntárias (realizadas espontaneamente como processo padrão interno da empresa), mas como as inspeções estão alinhadas com os interesses da legislação e das próprias empresas, não vemos uma distinção expressiva.
Em caso de identificação de irregularidades ou não conformidades durante a inspeção técnica, é comum que a própria organização realize uma auditoria interna — seja ela realizada por uma equipe interna especializada ou por uma empresa contratada —, a qual é tocada por um Auditor especializado.
Em caso de uma auditoria realizada pela equipe interna, não é permitido que um Auditor seja responsabilizado pela auditoria do setor em que trabalha, visto que haveria um nítido conflito de interesse. Nessas situações, a contratação de uma empresa de auditoria é a melhor opção.
Nesta modalidade, há a intenção de avaliar a qualidade dos serviços contratados, seja pelos fornecedores ou pelas empresas terceirizadas. Muitos conhecem a auditoria de fornecedores pelo nome “auditoria de contrato”, e ainda que a avaliação do contrato de serviço seja uma parte integral desse tipo de auditoria, é apenas um dos componentes examinados.
A auditoria externa é uma das principais formas de uma empresa conquistar uma certificação credenciada, como a concedida pela ISO (International Organization for Standardization), o que demonstra para todo o mercado que a sua empresa leva o cumprimento de padrões internacionais de produção e qualidade.
Essa modalidade é realizada por empresas independentes, não relacionadas com a empresa contratante, assegurando a imparcialidade e análise objetiva das dependências da empresa, seus processos e equipamentos.
E então? Conseguiu compreender a importância de auditorias e inspeções? Bem, não deixe de conferir o site da Qualyvist se estiver pensando em realizar algum desses processos da melhor forma possível. E não se esqueça de acompanhar nossos perfis no Facebook, Instagram e LinkedIn!
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